理大量的邮件、文件和其他邮件数据是一个挑战。在寻求数字邮件收发室外包服务之前，请研究一下它如何影响您的组织。为了做出决策，评估传入邮件的数量、信息安全问题以及影响业务所需的高效邮件处理的其他邮件因素至关重要。 以下是在问自己一些问题以确定外包是否适合您的组织时需要考虑的五个技巧。 检查传入电子邮件总数 找到适合数据转换的格式 账单和发票处理方法 外包法律咨询 确保质量控制方法 在分析上述技巧时，可能会出现一些实际问题，包括： 1. 确定公司员工处理和分类的传入电子邮件总量 邮件量是全年恒定
还是季节性？收到的邮件量是决定邮费折扣的一个重要因素。此外，最好考虑员工的时间管理，让他们专注于其他一些关键操作。 2.找出最终用户友好的数据格式 简单的邮件数据 WhatsApp 数据库 可以传输到 Excel 工作表，而一些具有许多字段的复杂数据需要插入到带有字段值的预格式化文件中或插入到内容管理系统中。还有一些文档和图像需要扫描和打印机密信息。 3.分析内部和外部发票和税表处理流程。 评估传入电子邮件的类型，例如纸质邮件、电子副本、传真消息和媒体文件。了解您的业务所关注的邮件类型外包是否可行且具有成本效益。 4. 事先了解与服务提供商认证相关的法律问题 如今，由于存在许多欺诈活动，机密数据的处理也应该小心。每个客户都有合
法权利了解服务提供商采取的安全措施，是否确保安全、质量管理以及其他认证以有效处理您的数据。最好对是否有第三方参与该服务进行法律检查。 5. 确保采用的质量控制程序。 质量控制包括所有格式的备份数据，无论是通过纸质邮件还是电子邮件。每个供应商都应拥有由标准联邦管理法律颁发的有效质量管理证书。确保您的邮件收发室自动化服务处理程序拥有符合您的组织准则的质量证书程序。 保持业务领先地位与规划数字邮件收发室的数据流密切相关。获得上述问题的正确答案可以